SharePoint 완벽 가이드: 사용법부터 다운로드, 용량 관리, Online 활용까지

SharePoint 완벽 가이드: 사용법부터 다운로드, 용량 관리, Online 활용까지

 

SharePoint 사용법과 설치부터 용량 관리, 팀 협업 최적화까지 기업용 클라우드 플랫폼의 모든 것을 한 번에 마스터하는 완벽한 가이드입니다.

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SharePoint는 마이크로소프트가 제공하는 대표적인 기업용 클라우드 협업 플랫폼으로, 전 세계 수많은 조직에서 팀 협업 툴의 핵심으로 활용되고 있습니다.

2025년 최신 업데이트를 통해 AI 기반 기능이 대폭 강화되었으며, Microsoft Lists 폼의 조건부 로직과 자동화 기능이 추가되어 업무 효율화가 크게 개선되었습니다.

이 글에서는 SharePoint 사용법부터 다운로드, 설치 방법, 용량 관리까지 실무에 필요한 모든 내용을 상세히 다뤄보겠습니다.

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SharePoint란? 마이크로소프트의 협업 플랫폼

 

SharePoint는 Microsoft 365 생태계의 핵심 구성 요소로, 온라인 문서 공유와 웹 기반 협업을 위한 통합 솔루션입니다.

조직은 Microsoft SharePoint를 사용하여 웹 사이트를 만들고, 모든 디바이스에서 정보를 저장, 구성, 공유 및 액세스하는 안전한 장소로 활용할 수 있습니다.

SharePoint의 주요 유형

SharePoint Online

• Microsoft 365에 포함된 클라우드 기반 서비스
• 별도 서버 관리 불필요
• 실시간 업데이트 자동 제공

SharePoint Server

• 온프레미스 설치형 솔루션
• 기업 내부 서버에 직접 구축
• 높은 보안성과 커스터마이징 가능

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SharePoint 다운로드 및 설치 방법

SharePoint Online 시작하기

SharePoint Online은 별도 다운로드 없이 웹 브라우저를 통해 즉시 이용 가능합니다.

1. Microsoft 365 로그인
   • office.com 접속
   • 조직 계정으로 로그인
   • 앱 런처에서 SharePoint 선택
2. SharePoint 모바일 앱 설치
   • Google Play Store 또는 App Store에서 "Microsoft SharePoint" 검색
   • SharePoint Online과 SharePoint Server 버전 2013 이상에서 작동하며, 여러 계정 추가 및 간편한 전환이 가능합니다.

SharePoint Server 설치 방법

온프레미스 SharePoint Server 설치 시 다음 단계를 따르세요:

1. 시스템 요구사항 확인
   • Windows Server 2016 이상
   • SQL Server 2017 이상
   • 최소 16GB RAM 권장
2. 다운로드 및 설치
   • Microsoft Volume Licensing Service Center에서 ISO 파일 다운로드
   • 관리자 권한으로 설치 프로그램 실행
   • Configuration Wizard를 통한 초기 설정

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SharePoint 기본 사용법

팀 사이트 만들기

SharePoint는 다양한 사이트 템플릿을 제공하여 빠르게 사이트를 만들 수 있으며,

Microsoft 365에서 SharePoint 시작 페이지에서 사이트를 만들 수 있습니다.

 

팀 사이트 생성 단계:

1. SharePoint 홈에서 "사이트 만들기" 클릭
2. "팀 사이트" 템플릿 선택
3. 사이트 이름과 설명 입력
4. 개인정보 설정 (공개/비공개) 선택
5. 팀 구성원 초대

SharePoint 파일 업로드 방법

문서 라이브러리에 파일을 업로드하는 방법은 다음과 같습니다:

 

드래그 앤 드롭 방식:

• 파일 탐색기에서 파일 선택
• SharePoint 문서 라이브러리로 드래그
• 업로드 진행률 확인

업로드 버튼 활용:

• 문서 라이브러리에서 "업로드" 클릭
• "파일" 또는 "폴더" 선택
• 업로드할 파일 선택 후 "열기" 클릭

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SharePoint Online 로그인 및 활용법

효율적인 SharePoint Online 로그인

Single Sign-On (SSO) 설정:

• 조직의 Azure AD와 연동
• 한 번 로그인으로 모든 Microsoft 365 서비스 이용
• 보안성과 편의성 동시 확보

다중 계정 관리:

• 개인 계정과 업무 계정 분리
• 프로필 전환을 통한 빠른 계정 변경
• 각 계정별 독립적인 설정 관리

SharePoint 문서 공유 방법

내부 공유:

1. 공유할 파일 또는 폴더 선택
2. "공유" 버튼 클릭
3. 공유 대상 이메일 입력
4. 권한 수준 설정 (보기/편집)
5. 알림 메시지 작성 후 전송

외부 공유:

• 조직 외부 사용자와의 안전한 공유
• 만료 날짜와 액세스 권한 세밀 제어
• 링크 기반 공유로 간편한 접근

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SharePoint 용량 확인 및 저장 공간 늘리기

 

SharePoint 용량 확인 방법

Microsoft 365 관리 센터에서 SharePoint를 선택한 후 활성 사이트에서

사용 가능한 저장소 크기, 사용된 저장소 크기, 사이트별 사용된 저장소 크기를 확인할 수 있습니다.

 

사이트별 용량 확인:

1. SharePoint 사이트 접속
2. 설정 → 사이트 정보 선택
3. "모든 사이트 설정 보기" 클릭
4. "저장소 매트릭" 선택
5. 오른쪽 상단의 용량 표시 확인

SharePoint 저장 공간 늘리기 전략

방법	적용 대상	효과
사용하지 않는 파일 정리	모든 사용자	즉시 용량 확보
버전 히스토리 관리	문서 라이브러리	점진적 용량 절약
휴지통 비우기	사이트 관리자	빠른 용량 회복
추가 저장소 구매	조직 관리자	근본적 해결

 

저장 공간 추가 구매:
SharePoint 저장 공간이 부족하다면, 필요한 용량만큼 추가로 구입할 수 있으며, Microsoft 365 Business Standard 제품을 100개 구입했다면 1TB + (100 × 10GB) = 2TB의 총 저장 공간을 사용할 수 있습니다.

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SharePoint 권한 설정 가이드

권한 수준의 이해

기본 권한 그룹:

• 전체 제어: 모든 기능 액세스 가능
• 편집: 콘텐츠 추가, 편집, 삭제 가능
• 기여: 콘텐츠 추가 및 편집만 가능
• 읽기: 보기 권한만 있음

고급 권한 관리

조건부 액세스 설정:

• IP 주소 기반 접근 제한
• 디바이스 규정 준수 요구
• 다단계 인증 강제 적용

정보 권한 관리 (IRM):

• 문서 다운로드 방지
• 인쇄 및 복사 제한
• 만료 날짜 설정

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SharePoint 백업 방법과 데이터 보호

기본 백업 전략

Microsoft 제공 보호 기능:

• 버전 관리 기능을 통해 랜섬웨어 공격으로 데이터가 암호화되기 전 버전으로 복구할 수 있으며,
  SharePoint Online 목록 및 라이브러리를 보호하는 데 도움이 됩니다.
• 90일간 휴지통 보존
• 버전 히스토리 관리

추가 백업 솔루션:

1. 타사 백업 서비스 이용
   • Veeam Backup for Microsoft 365
   • Acronis Cyber Backup
   • 정기적인 자동 백업 설정
2. PowerShell 스크립트 활용
   • PnP PowerShell을 통한 일괄 백업
   • 사이트 템플릿 저장
   • 메타데이터 보존

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SharePoint 동기화 설정 및 OneDrive 연동

 

OneDrive 동기화 구성

SharePoint 문서 라이브러리와 로컬 PC를 OneDrive를 이용하여 동기화하면 원래 내 문서에 있는 것처럼 편안하게 사용할 수 있습니다.

 

동기화 설정 방법:

1. SharePoint 문서 라이브러리에서 "동기화" 클릭
2. OneDrive 앱이 자동 실행되면 "열기" 선택
3. 동기화할 폴더 선택
4. "시작" 버튼으로 동기화 완료

고급 동기화 관리

선택적 동기화:

• 필요한 폴더만 로컬에 저장
• 저장 공간 효율적 활용
• 네트워크 대역폭 절약

Files On-Demand 기능:

• 클라우드 전용 파일로 공간 절약
• 필요 시 자동 다운로드
• 오프라인 액세스 가능

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SharePoint 관리 센터 활용법

SharePoint 관리 센터 접근

관리자 권한 요구사항:

• SharePoint 관리자 역할
• 전역 관리자 권한
• 적절한 라이선스 할당

주요 관리 기능:

1. 사이트 관리
   • 사이트 생성 정책 설정
   • 외부 공유 제어
   • 사이트 스토리지 한도 관리
2. 보안 및 규정 준수
   • DLP 정책 적용
   • 민감도 레이블 설정
   • 감사 로그 모니터링

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SharePoint 최신 기능과 2025년 업데이트

AI 통합 기능

Microsoft 365 Copilot과의 통합으로 SharePoint에서 에이전트를 만들어

제품 업데이트나 팀 프로젝트에 대한 FAQ 같은 작업에 대한 팀 워크플로를 개선할 수 있습니다.

 

주요 AI 기능:

• 스마트 콘텐츠 추천
• 자동 메타데이터 태깅
• 자연어 검색 개선

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Microsoft Lists 강화

Microsoft Lists 폼이 전문적인 수준의 데이터 수집을 위해

새로운 커스터마이징 옵션, 조건부 분기, 추가 필드 유형, 향상된 알림 제어 기능으로 강화되었습니다.

 

새로운 Lists 기능:

• 드래그 앤 드롭 이미지 업로드
• 실시간 협업 표시
• 평점 시스템 추가
• 탭 기반 뷰 전환

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SharePoint 문제 해결 및 성능 최적화

일반적인 문제 해결

동기화 오류 해결:

1. OneDrive 앱 재시작
2. 계정 다시 연결
3. 로컬 캐시 초기화
4. 네트워크 연결 확인

권한 관련 문제:

• 상속 권한 확인
• 고유 권한 설정 검토
• 그룹 멤버십 점검
• 외부 공유 정책 확인

성능 최적화 팁

파일 관리 모범 사례:

• 최적의 성능을 위해 단일 OneDrive 또는 팀 사이트 라이브러리에 300,000개 이하의 파일을 동기화하는 것이 권장됩니다.
• 대용량 파일의 경우 압축 후 업로드
• 불필요한 버전 히스토리 정리

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SharePoint 보안 강화 방안

최신 보안 위협 대응

2025년 7월 SharePoint 서버가 제로 데이 공격으로 해킹당한 사실이 알려져 보안 패치가 제공되었으며,

이후 보안 강화가 더욱 중요해졌습니다.

 

보안 강화 체크리스트:

• 정기적인 보안 업데이트 적용
• 다단계 인증 활성화
• 조건부 액세스 정책 설정
• 정기적인 권한 검토
• 외부 공유 제한 설정

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결론: SharePoint로 업무 효율성 극대화

SharePoint는 단순한 파일 공유 도구를 넘어 조직의 디지털 워크플레이스를 구현하는 핵심 플랫폼입니다.

 

SharePoint 도입 성공 요소:

1. 체계적인 계획: 조직의 필요에 맞는 구조 설계
2. 사용자 교육: 정기적인 교육과 지원
3. 지속적인 관리: 성능 모니터링과 최적화
4. 보안 강화: 정기적인 보안 점검과 업데이트

올바른 SharePoint 활용을 통해 팀 협업의 효율성을 극대화하고, 정보 관리 체계를 혁신할 수 있습니다.

지속적인 학습과 최신 기능 활용으로 조직의 디지털 전환을 성공적으로 이끌어나가시기 바랍니다.

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참고 자료:

• Microsoft SharePoint 공식 문서
• SharePoint 커뮤니티
• Microsoft 365 관리 센터

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